فهرست مطالب

امتیاز به این مقاله

تفویض اختیار به معنای توزیع درست قدرت است و از ارکان اصلی موفقیت یک سازمان به شمار می‌رود. در تفویض اختیار یک فرد یا مرجع، بخشی از اختیارات، وظایف و مسئولیت‌های خود را به افراد و گروهی دیگر واگذار می‌کند که این فرآیند بر پایه اعتماد و مشارکت بنا شده و نقشی اساسی در ارتقای عملکرد، بهره‌وری و تعیین دقیق وظایف و تعهدات ایفا می‌کند.

تفویض اختیار مؤثر، ابزار ارزیابی و کنترل کارآمدی است که به انتخاب افراد مناسب و بیان واضح نقش‌ها و انتظارات بستگی دارد. با واگذار کردن کارها، مدیران کارکنان را ترغیب می‌کنند و به آنها امکان می‌دهند تا وظایف و مسئولیت‌های خود را با کارایی بیشتر و همکاری تیمی به اتمام برسانند.

به یاد داشته باشید که امروزه مدیریت و هدایت تمام امور سازمانی توسط یک فرد یا گروهی خاص، امری غیرممکن و طاقت‌فرسا به نظر می‌رسد. به همین دلیل، تفویض اختیار به عنوان ابزاری کارآمد، نقشی اساسی در توزیع درست قدرت و ارتقای سطح عملکرد ایفا می‌کند. در این مقاله از همیار آکادمی با ما همراه باشید تا با تسلط بر این مهارت کلیدی، گامی بلند در جهت ارتقای کارایی و اثربخشی سازمان خود بردارید.

آیا می‌دانید!

64 درصد از مدیران احساس کار زیاد دارند که نشان‌دهنده نیاز به بهبود شیوه‌های تفویض اختیار است. [منبع: Deloitte]

تفویض اختیار مؤثر می‌تواند بهره‌وری کارکنان را تا 50 درصد افزایش دهد. [منبع: Journal of Management]

سازمان‌هایی که از تفویض اختیار استفاده می‌کنند، 37 درصد بیشتر احتمال دارد که تعهد بالای کارکنان را تجربه کنند. [منبع: SHRM]

تعریف تفویض اختیار چیست؟

تفویض اختیار (delegation of authority) به این معنی است که مدیران حق تصمیم‌گیری، تخصیص منابع و انجام اقدامات لازم برای دستیابی به نتایج مطلوب را به کارکنان زیر مجموعه خود واگذار می‌کنند تا انگیزه و مهارت آن‌ها را تقویت کنند و در عین حال، بهره‌وری سازمان را بالا ببرند. اگر یک بیزینس من هستید و می‌خواهید استراتژی کسب و کار موفقی را پیاده سازی کنید، از واگذار کردن کارها به اعضای تیم نترسید!

مدیران با انتقال برخی مسئولیت‌ها، قدرت تصمیم‌گیری را تا حد امکان به کارکنان واگذار می‌کنند، اما همچنان مسئولیت نهایی را بر عهده داشته و بر کار کارکنان نظارت می‌کنند. تفویض اختیار مؤثر، تعادلی بین «اختیار»، «وظیفه» و «مکانیزم‌های ارزیابی» برقرار می‌کند.

تاثیر تفویض اختیار

8 اهمیت تفویض اختیار | دلایل انجام تفویض اختیار

1. ایجاد انگیزه در کارکنان: واگذاری مسئولیت و اختیار مناسب به کارکنان باعث می‌شود احساس قدرت، ارزشمندی و مورد اعتماد بودن کنند. این حس می‌تواند انگیزه و روحیه آن‌ها را بالا برده و به رشد و ارتقای سطح کیفی عملکردشان تأثیر بگذارد.

2. تقویت مهارت‌ها: واگذاری وظایف همراه با اختیار، فرصت رشد را برای کارکنان فراهم می‌کند و با پذیرفتن مسئولیت‌های بیشتر، به آن‌ها در کسب مهارت‌های جدید کمک می‌کند. این امر به نفع هر دو طرف، یعنی کارکنان و سازمان است.

3. تقسیم کار: تفویض اختیار به مدیران این امکان را می‌دهد تا کارها و تصمیم‌گیری‌ها را بین زیردستان توانمند خود تقسیم کنند. این کار باعث کاهش حجم کاری مدیران شده و در نتیجه کارها با سرعت بیشتری پیش می‌رود.

4. تشویق به حل مسئله: با تفویض اختیار، کارکنان در موقعیتی قرار می‌گیرند که باید به طور مستقل با چالش‌ها و مشکلات روبرو شوند. این امر به آن‌ها کمک می‌کند تا مهارت‌های حل مسئله خود را ارتقا دهند و به راه‌حل‌های خلاقانه دست پیدا کنند.

5. آماده‌سازی برای جانشینی: تفویض مسئولیت به مدیران این امکان را می‌دهد تا استعدادها و توانایی‌های افراد مختلف را شناسایی کنند. با مشاهده عملکرد افراد در موقعیت‌های مختلف، می‌توانند بهترین گزینه‌ها را برای جانشینی در مشاغل کلیدی آینده انتخاب نمایند.

6. کاهش ریسک و بهبود تصمیم‌گیری: با تفویض وظایف به افراد متخصص و باتجربه، سازمان‌ها می‌توانند از دانش و تخصص آن‌ها برای تصمیم‌گیری‌های بهتر استفاده کنند. این امر به کاهش ریسک و خطا در تصمیم‌گیری‌ها کمک می‌کند و به طور کلی منجر به بهبود عملکرد سازمان می‌شود.

7. ایجاد مسئولیت‌پذیری: وقتی به کارکنان اختیار داده می‌شود، آن‌ها نسبت به کار خود احساس مالکیت بیشتری می‌کنند. این امر منجر به افزایش تعهد و تلاش آن‌ها برای انجام کار به بهترین نحو می‌شود. با همسو کردن اختیار و وظیفه، کارکنان در قبال عملکرد خود پاسخگو خواهند بود و این موضوع به افزایش کیفیت کار و کاهش سهل‌انگاری و اشتباهات کمک می‌کند.

8. افزایش کارایی و بهره‌وری: یکی از بارزترین مزایای تفویض اختیار، رهایی مدیران از حجم انبوه وظایف روزمره و تمرکز آنها بر روی امور استراتژیک و تصمیم‌گیری‌های کلان است. با واگذاری وظایف اجرایی به افراد متخصص و توانمند در سطوح پایین‌تر، مدیران می‌توانند زمان و انرژی خود را صرف برنامه‌ریزی بلندمدت، نوآوری، هدایت تیم و حل چالش‌های کلیدی سازمان کنند. این امر در نهایت به افزایش کارایی و بهره‌وری کل سازمان منجر می‌شود.

هنگام تفویض اختیار چه کسانی در سازمان قدرت را به دست می‌گیرند؟

درست است که پاسخ قطعی برای این سوال وجود ندارد، اما معمولاً افراد با تجربه و با سابقه در سطوح مدیریتی بالا مانند مدیران ارشد یا متصدیان هر بخش، قدرت تصمیم‌گیری را در اختیار می‌گیرند. این افراد به دلیل آشنایی عمیق با چالش‌ها و شرایط روزمره در خط مقدم کار، معمولاً بهترین گزینه برای تصمیم‌گیری‌های مهم و تاثیرگذار در سازمان هستند.

علاوه بر این افراد، رهبران گروه‌های کارمندی متخصص در زمینه‌های خاص، مشاوران و همچنین مدیران داخلی مربوطه، می‌توانند گزینه‌های دیگری برای واگذاری مسئولیت و قدرت تصمیم‌گیری در برخی از موارد باشند.

چه ریسک‌هایی در واگذاری اختیارات وجود دارد؟ (به همراه راهکار)

فرآیند واگذاری وظایف و اختیارات به دیگران، می تواند مزایای بسیاری برای سازمان ها و افراد داشته باشد. با این حال، مهم است که از ریسک های مرتبط با تفویض اختیار نیز آگاه باشید. برخی از ریسک های کلیدی عبارتند از:

اگر به فرد اشتباه وظایف واگذار شود، یا اگر آن فرد آموزش یا منابع کافی را برای انجام صحیح کار نداشته باشد، ممکن است کار به درستی انجام نشود. این امر می تواند منجر به اتلاف وقت، پول و حتی آسیب به شهرت سازمان شود. برای کاهش این ریسک، باید قبل از واگذاری وظایف، مهارت ها و تجربه افراد را به دقت ارزیابی کنید. همچنین باید آموزش و منابع لازم را برای کمک به آنها در انجام وظایف‌شان ارائه دهید.

توجه داشته باشید اگر به افراد قدرت زیادی داده شود، ممکن است از آن برای منافع شخصی خود سوء استفاده کنند. این امر می تواند شامل مواردی مانند دزدی، کلاهبرداری یا سوء رفتار با کارمندان باشد. برای کاهش این ریسک، باید سیستم های قوی کنترل داخلی را پیاده سازی کنید و به طور منظم فعالیت های افراد را رصد کنید. همچنین باید یک خط مشی روشن برای مقابله با سوء استفاده داشته باشید.

به یاد داشته باشید که اگر کارمندان احساس نکنند که در قبال وظایف واگذار شده به آنها مالکیت دارند، ممکن است تعهد کمتری به انجام درست آنها داشته باشند. این امر می تواند منجر به کاهش بهره وری و کیفیت کار شود. برای افزایش تعهد، باید کارمندان را در تصمیم گیری در مورد وظایف خود مشارکت دهید و به آنها بازخورد منظم و مثبت در مورد عملکردشان ارائه دهید.

در برخی موارد نیز اگر انتظارات به وضوح بیان نشود یا اگر ارتباط ضعیفی بین شما و افرادی که به آنها وظایف واگذار شده است وجود داشته باشد، ممکن است سوء تفاهم و درگیری ایجاد شود. برای جلوگیری از این امر، باید انتظارات خود را به طور شفاف و مختصر بیان کنید و به طور منظم با افراد ارتباط برقرار نمایید.

پس در کل با آگاهی از ریسک های مرتبط با تفویض اختیار و اتخاذ اقدامات مناسب برای کاهش آنها، می توانید از مزایای این فرآیند مهم بهره مند شوید.

نکات انجام تفویض اختیار

نکات و اصول انجام تفویض اختیار

تطابق اختیار با وظیفه: به کارمندان باید به اندازه‌ای که برای انجام وظایفشان نیاز است، اختیار داده شود. اختیارات اضافی، منجر به مشکل می‌شود.

انتقال واضح انتظارات: مدیران باید قبل از واگذاری اختیارات، به طور واضح در مورد نقش‌ها، انتظارات، معیارهای عملکرد، محدودیت‌ها و اهداف مورد انتظار با کارمند صحبت کنید.

ارزیابی عملکرد: به طور منظم باید بررسی شود که آیا فرد مسئول با اختیارات واگذار شده، به نتایج مورد نظر دست یافته است یا خیر. در صورت لزوم، ممکن است نیاز به اقدامات اصلاحی باشد.

انتخاب فرد مناسب: فردی که قرار است اختیارات مهمی به او تفویض شود، باید دارای صلاحیت، مهارت، آمادگی، تجربه و تمایل به پذیرفتن مسئولیت‌های بیشتر باشد.

حفظ کنترل نهایی: حتی پس از تفویض اختیار، مدیر حق دخالت، تصمیم‌گیری نهایی و اقدام اصلاحی برای خود را محفوظ نگه می‌دارد زیرا در نهایت، پاسخگویی بر عهده مدیر است.

عدالت در تفویض اختیار: میزان اختیار باید بر اساس نقش، توانایی و صلاحیت کارمندان تفویض شود و نباید به صورت دلخواه باشد.

انعطاف‌پذیری: میزان اختیارات تفویض شده ممکن است با گذشت زمان و اثبات توانایی کارمندان برای پذیرفتن مسئولیت بیشتر، تغییر کند و افزایش یابد.

تفویض اختیار در سازمان

10 مرحله تفویض اختیار در سازمان + مثال واقعی

مرحله اول: انتخاب وظایف مناسب

اولین قدم، انتخاب وظایفی است که برای تفویض مناسب هستند. مدیران باید وظایفی را انتخاب کنند که اولویت بالایی دارند، حجم کاری مناسبی دارند و کارکنان از مهارت و توانایی لازم برای انجام آنها برخوردارند.

بع عنوان مثال فرض کنید یک شرکت تبلیغاتی با حجم کاری بالا مواجه است و مدیرعامل آن به دنبال راهی برای افزایش کارایی و بهره وری تیم خود می‌باشد. او تصمیم می‌گیرد وظایف مربوط به مدیریت شبکه های اجتماعی را برای تفویض اختیار انتخاب کند. این وظایف شامل موارد زیر می‌شوند:

• ایجاد و انتشار محتوا: نوشتن متن، طراحی تصاویر و ویدیو، و تدوین تقویم محتوایی
• تعامل با دنبال کنندگان: پاسخ به نظرات و پیام ها، برگزاری مسابقات و نظرسنجی ها، و ایجاد فضایی تعاملی
• تحلیل داده ها: بررسی عملکرد محتوا، شناسایی مخاطبان هدف، و ارائه گزارش به مدیران

مرحله دوم: انتخاب فرد مناسب

پس از انتخاب وظایف، باید فرد مناسب برای انجام آنها انتخاب شود. مدیران باید به مهارت ها، تجربه و علایق کارکنان خود توجه کنند و فردی را انتخاب کنند که از ته دل مایل بوده و قادر به پذیرش مسئولیت بیشتر باشد.

در این شرکت، دو کارمند به نام های لیلا و آدرین وجود دارند که هر کدام می توانند گزینه مناسبی برای این وظایف باشند:

لیلا دارای مدرک کارشناسی ارشد در رشته بازاریابی و تجربه دو ساله در زمینه مدیریت شبکه های اجتماعی است. او به طور کلی فردی خلاق و با انگیزه است و از تسلط بالایی بر ابزارها و پلتفرم های مختلف شبکه های اجتماعی برخوردار است.

آدرین دارای مدرک کارشناسی در رشته کامپیوتر و تجربه یک ساله در زمینه تحلیل داده ها است. او فردی دقیق و تحلیلی است و مهارت بالایی در کار با نرم افزارهای آماری و ابزارهای تجزیه و تحلیل داده ها دارد.

با توجه به مهارت ها و تجربیات این دو کارمند، مدیرعامل تصمیم می گیرد وظایف ایجاد و انتشار محتوا را به لیلا و وظایف تحلیل داده ها را به آدرین واگذار کند.

مرحله سوم: برقراری انتظارات شفاف

مدیران باید به روشنی برای کارکنان توضیح دهند که چه انتظاری از آنها می رود! مواردی همچون استانداردهای عملکرد، جدول زمانی، منابع موجود، محدودیت های اختیار، نحوه گزارش دهی و اهداف و مقاصد باید کاملاً واضح باشند.

مدیرعامل با لیلا و آدرین به طور جداگانه جلساتی برگزار می‌کند و انتظارات خود را از آنها به طور شفاف بیان می ‌کند. او جزئیات وظایف محوله، استانداردهای عملکرد، جدول زمانی، منابع موجود، محدودیت های اختیار، نحوه گزارش دهی و اهداف و مقاصد را به طور کامل برای آنها توضیح می دهد.

به عنوان مثال، برای لیلا:

• استانداردهای عملکرد: افزایش تعداد دنبال کنندگان به میزان 10% در ماه، افزایش نرخ تعامل (engagement rate) به 5%، و دریافت بازخورد مثبت از مخاطبان
• جدول زمانی: انتشار 3 پست در هفته در هر شبکه اجتماعی، پاسخ به نظرات و پیام ها در عرض 24 ساعت
• منابع موجود: دسترسی به ابزارهای مدیریت شبکه های اجتماعی، تقویم محتوایی آماده شده، و بودجه ای برای تبلیغات
• محدودیت های اختیار: عدم انتشار محتوای توهین آمیز یا مغایر با قوانین شرکت، عدم تعهد به قراردادهای تبلیغاتی بدون هماهنگی با مدیران
• نحوه گزارش دهی: ارائه گزارش هفتگی از عملکرد به مدیرعامل
• اهداف و مقاصد: افزایش آگاهی از برند، جذب مشتریان جدید، و افزایش فروش

برای آدرین:

• استانداردهای عملکرد: ارائه گزارش های دقیق و تحلیلی از عملکرد محتوا، شناسایی 3 فرصت جدید برای بهبود محتوا در ماه، و ارائه پیشنهادات خلاقانه برای افزایش تعامل مخاطبان
• جدول زمانی: ارائه گزارش های هفتگی و ماهانه به مدیرعامل
• منابع موجود: دسترسی به نرم افزارهای آماری و ابزارهای تجزیه و تحلیل داده ها، داشبوردهای گزارش دهی آماده شده، و دسترسی به داده های مربوط به کمپین های تبلیغاتی
• محدودیت های اختیار: عدم انتشار گزارش ها بدون هماهنگی با مدیران، عدم ارائه تحلیل های مغرضانه یا نادرست
• نحوه گزارش دهی: ارائه گزارش های هفتگی و ماهانه به مدیرعامل
• اهداف و مقاصد: بهینه سازی عملکرد محتوا، افزایش نرخ تبدیل (conversion rate)، و کاهش هزینه های تبلیغاتی

مرحله چهارم: تأمین منابع لازم

کارکنان برای تکمیل موفقیت آمیز وظایف محول شده، به ابزار، پشتیبانی، بودجه و داده های مناسب نیاز دارند. مدیران باید اطمینان حاصل کنند که منابع مورد نیاز در دسترس کارمندان است.

مدیرعامل شرکت تبلیغاتی برای اطمینان از موفقیت لیلا و آدرین در انجام وظایف محوله، منابع لازم را در اختیار آنها قرار می دهد:

برای لیلا:

• دسترسی به ابزارهای مدیریت شبکه های اجتماعی مانند نوین هاب
• کتابخانه تصاویر و ویدیوهای با کیفیت بالا
• بودجه ای برای تبلیغات در شبکه های اجتماعی
• راهنمایی و پشتیبانی از سوی یک طراح گرافیک در صورت نیاز

برای آدرین:

• دسترسی به نرم افزارهای آماری مانند Google Analytics و نوین هاب
• داشبوردهای گزارش دهی سفارشی برای تجزیه و تحلیل داده های شبکه های اجتماعی
• دسترسی به داده های مربوط به کمپین های تبلیغاتی
• آموزش و پشتیبانی از سوی یک متخصص تحلیل داده ها در صورت نیاز

واگذار کردن کارها به کارمندان

مرحله پنجم: اعطای اختیار مناسب

باید به کارکنان به اندازه کافی قدرت تصمیم گیری و آزادی عمل داده شود تا بتوانند وظایف‌شان را به خوبی به پایان رسانده و به اهدافشان دست یابند. خوب است بدانید که اختیار با وظیفه همسو می‌باشد.

مدیرعامل به لیلا و آدرین اختیار لازم برای انجام وظایف خود را به طور مستقل می‌دهد. او به آنها اجازه می دهد تا در مورد نوع محتوایی که تولید می کنند، زمان انتشار آن و نحوه تعامل با مخاطبان تصمیم بگیرند. با این حال، او همچنین انتظارات خود را به طور شفاف بیان می‌کند و از آنها می‌خواهد که به طور منظم گزارش عملکرد خود را ارائه دهند.

به عنوان مثال، به لیلا:

• آزادی انتخاب موضوعات و قالب های محتوا
• اختیار تصمیم گیری در مورد زمان انتشار محتوا
• اجازه تعامل مستقیم با مخاطبان و پاسخ به نظرات و پیام ها

به آدرین:

• اختیار تجزیه و تحلیل داده ها و شناسایی فرصت های بهبود
• آزادی ارائه پیشنهادات خلاقانه برای افزایش تعامل مخاطبان
• اجازه گزارش دهی یافته ها و ارائه توصیه ها به مدیران

مرحله ششم: نظارت بر عملکرد و ارائه بازخورد

مدیران باید به طور منظم با کارکنان خود ارتباط برقرار کنند، در صورت نیاز راهنمایی ارائه دهند و انتظارات خود را روشن کنند. بازخورد به کارکنان کمک می کند تا بهبود پیدا کنند و در مسیر درست باقی بمانند.

مدیرعامل به طور منظم با لیلا و آدرین جلسات برگزار می‌کند تا عملکرد آنها را بررسی کند و بازخورد ارائه دهد. او به دنبال نقاط قوت و ضعف آنها می‌گردد و به آنها کمک می‌کند تا مهارت های خود را ارتقا دهند و به اهداف‌شان دست یابند.

مدیرعامل همچنین از معیارهای مختلفی برای سنجش عملکرد سارا و علی استفاده می کند، مانند:

برای لیلا:

• تعداد دنبال کنندگان
• نرخ تعامل (engagement rate)
• بازخورد مثبت از مخاطبان
• نرخ کلیک (click-through rate) برای تبلیغات

برای آدرین:

• دقت گزارش های تحلیلی
• بینش های ارائه شده از داده ها
• پیشنهادات خلاقانه برای بهبود محتوا
• بازگشت سرمایه گذاری (ROI) برای کمپین های تبلیغاتی

مرحله هفتم: ارزیابی نتایج و اصلاح موارد لازم

مدیران باید ارزیابی کنند که آیا وظایف محول شده به طور رضایت بخش انجام شده است یا خیر! در غیر این صورت ممکن است اقدامات تنبیهی لازم باشد. واگذاری مجدد یا تغییر وظایف نیز ممکن است اتفاق بیفتد.

پس از گذشت چند ماه، مدیرعامل شرکت تبلیغاتی، عملکرد لیلا و آدرین را ارزیابی می‌کند. او به بررسی گزارش ها، تجزیه و تحلیل داده ها و بازخورد مخاطبان می‌پردازد.

ارزیابی عملکرد لیلا:

• تعداد دنبال کنندگان 15% افزایش یافته است.
• نرخ تعامل 8% افزایش یافته است.
• بازخورد مخاطبان به طور کلی مثبت بوده است.
• نرخ کلیک برای تبلیغات 10% افزایش یافته است.

ارزیابی عملکرد آدرین:

• گزارش های تحلیلی دقیق و آموزنده بوده اند.
• بینش های ارائه شده از داده ها منجر به تغییرات مثبتی در استراتژی محتوا شده است.
• پیشنهادات خلاقانه علی منجر به افزایش 5% در تعامل مخاطبان شده است.
• بازگشت سرمایه گذاری برای کمپین های تبلیغاتی 12% افزایش یافته است.

مدیرعامل از عملکرد لیلا و آدرین بسیار راضی است. آنها وظایف محوله را به طور موفقیت آمیز انجام داده اند و به اهداف شرکت دست یافته اند. با این حال، او چند نکته جزئی را برای بهبود عملکرد آنها در آینده ارائه می دهد:

به لیلا:

• تنوع بیشتری در نوع محتوای تولیدی ایجاد کند.
• در ساعات اوج فعالیت مخاطبان بیشتر پست منتشر کند.

به آدرین:

• روش های جدیدی برای تجزیه و تحلیل داده ها و ارائه یافته ها به روشی جذاب تر پیشنهاد کند.
• معیارهای جدیدی برای سنجش اثربخشی محتوا شناسایی کند.

مرحله هشتم: قدردانی از کار خوب

از کارکنانی که با موفقیت وظایف محول شده را انجام می دهند، باید قدردانی و تشکر شود. این کار از تفویض اختیار پشتیبانی کرده و کارکنان را تشویق می‌کند.

مدیرعامل از لیلا و آدرین به خاطر عملکرد عالی شان قدردانی می‌کند. او به آنها پاداش نقدی می‌دهد و در جلسه ای با حضور همه کارکنان از آنها تمجید می‌کند.

مرحله نهم: حفظ اختیار نهایی

در عین حال که اختیار به طور گسترده تفویض می‌شود، مدیران حق مداخله، لغو یافته ها و اقدامات تنبیهی را در موارد ضروری برای خود محفوظ نگه می‌دارند.

با وجود عملکرد عالی لیلا و آدرین، مدیرعامل همچنان اختیار نهایی را برای نظارت بر فعالیت های آنها و مداخله در صورت نیاز حفظ می‌کند. او همچنین حق دارد در صورت عدم دستیابی به اهداف، وظایف و اختیارات آنها را تغییر دهد.

مرحله دهم: بازنگری در تفویض اختیار

با اثبات توانایی کارکنان برای انجام کارهای بیشتر، مدیران می‌توانند به تدریج اختیار یا وظیفه بیشتری را تفویض کنند. در این مرحله، تفویض اختیار در صورت نیاز به صورت دوره ای مورد بازنگری قرار می‌گیرد.

با توجه به عملکرد مثبت لیلا و آدرین، مدیرعامل تصمیم می‌گیرد تا در آینده وظایف و اختیارات بیشتری را به آنها واگذار کند. او ممکن است مسئولیت مدیریت کمپین های تبلیغاتی خاصی را به لیلا بسپارد یا از آدرین بخواهد که به سایر کارکنان در زمینه تجزیه و تحلیل داده‌ها آموزش دهد.

کلام آخر

تفویض اختیار می‌تواند ابزاری قدرتمند برای افزایش کارایی، بهره وری و رضایت شغلی کارکنان باشد. با استفاده از این فرآیند به طور صحیح، مدیران می‌توانند به اهداف سازمانی خود دست یافته و به کارکنان خود کمک کنند تا به پتانسیل کامل خود برسند.

انتقال مسئولیت، یک رویکرد راهبردی است که به افراد درون سازمان قدرت می‌دهد و حس مسئولیت پذیری و پاسخگویی را در آن‌ها تقویت می‌کند. رهبران با واگذاری وظایف و اختیار تصمیم‌گیری، نه تنها مسئولیت‌های خود را کاهش می‌دهند، بلکه فرصت‌های ارزشمندی برای توسعه حرفه‌ای تیم‌هایشان فراهم می‌کنند. همچنین فرآیند تفویض اختیار به مدیریت بهتر زمان کمک می‌کند و به رهبران این امکان را می‌دهد تا روی اولویت‌های استراتژیک تمرکز کنند. همچنین با محول کردن وظایف به افراد با مهارت‌های خاص، از منابع به بهترین شکل استفاده می‌شود.

• عدم تفویض اختیار توسط مدیران چه پیامدهایی دارد؟

  عدم تفویض اختیار مناسب توسط مدیران می‌تواند عواقب منفی متعددی برای کارکنان، سازمان و در نهایت خود مدیران به همراه داشته باشد. برخی از این پیامدها عبارتند از: کاهش انگیزه و سرخوردگی کارکنان، کاهش کارایی و بازده پروژه، افزایش خطا، فشار مضاعف بر مدیران و …

• در تفویض اختیار چه نوع کارهایی را می‌توان به دیگران واگذار کرد؟

  کارهای روتین و تکراری بهترین گزینه برای واگذاری به دیگران هستند. با واگذاری این نوع کارها، کارمندان می‌توانند استقلال و کارایی خود را در انجام وظایفشان ارتقا دهند. به عبارت دیگر، کارهایی که نیاز به خلاقیت یا نوآوری بالایی ندارند، از الگوها و رویه‌های مشخصی پیروی می‌کنند و نیاز به تصمیم‌گیری‌های پیچیده مدیریتی ندارند، برای واگذاری به دیگران مناسب هستند. برخی از نمونه‌های این نوع کارها عبارتند از: ورود اطلاعات، پاسخ به سوالات متداول مشتریان، انجام گزارش‌های دوره‌ای، آماده‌سازی اسناد و مدارک و …

• یکی از بزرگترین خطرات واگذاری اختیارات به هنگام تفویض اختیار چیست؟

  یکی از بزرگترین خطرات واگذاری اختیارات به افراد دیگر، این است که اعضای هیئت مدیره تصور کنند با این کار از زیر بار مسئولیت شانه خالی کرده‌اند؛ اما اینطور نیست! حتی اگر قدرت تصمیم‌گیری به فرد دیگری منتقل شود، اعضای هیئت مدیره همچنان مسئولیت کامل نتایج آن تصمیم را بر عهده دارند. فرقی نمی‌کند که فردی که به او اختیار داده شده، عمدا کار را خراب کند یا به دلیل سهل‌انگاری و عدم دقت، باعث بروز مشکلاتی شود؛ در هر صورت، هیئت مدیره باید پاسخگوی نتایج آن تصمیم باشد، چرا که واگذاری اختیار در نهایت تصمیم خود آنها بوده است. این موضوع به قدری مهم است که معمولا به صراحت در اسناد و مدارک شرکتی ذکر می‌شود. بنابراین، اگر در جایگاه مدیریتی هستید، به یاد داشته باشید که مسئولیت نهایی هر تصمیم و اتفاقی در حوزه کاری شما، بر عهده شما خواهد بود.

اشتراک گذاری